• Rosana Cares

Hora de colocar ordem na bagunça!

Atualizado: 10 de jul. de 2021


A desorganização é um dos maiores inimigos da produtividade, além de roubar parte do tempo e energia que poderiam ser dedicados às atividades importantes. É comum perdermos tempo procurando papéis em que anotamos algo importante e não sabemos onde está ou localizando arquivos no computador. Se você nunca se viu em uma situação parecida, parabéns! Mas, se esses exemplos são familiares para você, dê atenção a este conteúdo.

Não se agonie. Organize-se.

Florynce Kennedy


Taxonomia Pessoal

Christian Barbosa, autor do livro “A Tríade do Tempo” diz que “o maior problema da organização pessoal e profissional é a falta de um padrão unificado para organizar arquivos, pastas, e-mails, etc”. Por isso, sugere que o primeiro passo para a organização seja fazer a taxonomia pessoal.


A Taxonomia Pessoal é um mapa unificado das áreas da sua vida que permite e facilita a setorização, categorização e a alocação dos dados e informações de seu interesse. Podendo ser aplicada em 2 (dois) formatos: com base nos papéis que você exerce na sua vida ou por assuntos gerais.


A taxonomia com base nos papéis que você exerce consiste na criação das áreas principais do mapa com o nome de cada papel, agrupando-se, em seguida, os diversos ramos com os subtemas.


Já a taxonomia por assuntos gerais, significa criar os ramos principais com os assuntos de seu interesse, acrescentando-se a cada um deles os sub-ramos.


Veja os exemplos:



Não importa o modelo que você escolherá, o importante é que tenha uma estrutura simples e de fácil memorização. Após construir a sua taxonomia, deixe-a em local de fácil acesso e consulte-a rotineiramente, pois, com o mapa em mente, você ganhará tempo quando precisar localizar as informações.


Em seguida, organize seus arquivos, documentos e informações de acordo com a sua taxonomia pessoal. Crie uma estrutura de pastas, tanto no ambiente físico quanto no seu computador, seguindo essa taxonomia e vá distribuindo os arquivos nas respectivas categorias.


Faça uma revisão do mapa e, se for o caso, atualize com os documentos e informações (físicos ou virtuais) que possam ter ficado de fora na primeira etapa. Lembre-se de consultar todos os meios pelos quais você recebe informações (e-mails, correspondências) para garantir a eficácia do processo de organização.


Durante a revisão, verifique se alguma categoria da sua taxonomia deixou de ser relevante e descarte-a. Limpe, também, todas as informações que não possuem mais valor significativo para sua vida e para o alcance dos seus objetivos. Lembre-se que, em um cenário de mudanças constantes como o atual é preciso ajustar as estratégias na mesma velocidade, o que nos leva a concluir que o mapa precisa ser adaptável, ou seja, você pode retirar, acrescentar ou modificar as categorias.


Organizando o ambiente físico

Essa fase exige algumas horas de dedicação, dependerá da quantidade de documentos e informações em papel que você tem. É importante reservar um dia na sua agenda para esse esforço e, caso tenha muito material para organizar, divida a atividade em partes (uma semana por área, por exemplo).

Para não desistir, lembre-se que “passada essa etapa inicial, basta monitorar e manter a organização”.


Ferramentas necessárias

Para essa fase serão necessárias as seguintes ferramentas:

  • A taxonomia pessoal (mapa);

  • Saco para lixo;

  • Pastas para arquivar os papéis;

  • Etiquetas auto adesivas de boa qualidade; e

  • Acessórios diversos: clipes, elásticos, canetas esferográficas, grampeador, canetas de escrita permanente, duas bandejas para papel.


Aplicando a taxonomia no ambiente físico

  • Inicialmente, defina as áreas (espaços) onde ficarão seus papéis ou assuntos principais, de maneira bem planejada.

  • Em seguida, crie pastas específicas para os sub-ramos, devidamente etiquetadas.

  • Em cada sub-ramo (pasta) você pode colocar sacos plásticos, criando um terceiro nível.


Para arquivar um item de acordo com a sua taxonomia, selecione a categoria na qual ele se encaixa, arquivando-o pela ordem mais conveniente para sua realidade – alfabética, prazo de validade, subcategorias e assim sucessivamente.


Caso o item ainda dependa da ação de terceiros, coloque-o na bandeja de pendências e reveja de acordo com a rotina estabelecida para não se esquecer de acompanhar a execução.


Por último, se o item precisa de algum tipo de ação – compromisso, delegação, etc., coloque-o na bandeja de ações para que seja tomada alguma providência.


Organizando a sua agenda de papel

Existem várias ferramentas para se fazer o agendamento das atividades. A verdade é que, não importa o método que você utilizará para o seu planejamento, desde que ele permita 3 situações: captar de forma adequada, priorizar e controlar a execução das atividades.

Caso você opte pela agenda de papel, preste atenção nas seguintes orientações:

  • Tenha apenas uma agenda – faça dela uma única fonte de compromissos e tarefas.

  • Caso não esteja em local e momento adequado para anotar uma demanda que acabou de chegar, adote para esse fim um caderno único de anotações datado e que esteja sempre com você, ou o bloco de notas do seu celular (um ou outro).

  • Reserve um dia e horária na semana para fazer o seu planejamento semanal, todo domingo às 21 horas, por exemplo.

  • Comece agendando 1 (uma) atividade para cada papel que você exerce na sua vida (mãe, filha, esposa, profissional, etc.).

  • Em seguida, agende pelo menos 2 (duas) atividades relacionadas com as suas metas anuais. Por exemplo: se uma das suas metas anuais é perder 10 quilos até 31 de dezembro do presente ano, 1(uma) das atividades pode ser “efetivar a matrícula na academia, inclusive efetivar o pagamento para gerar o compromisso”;

  • Agende as demais inclusive todas aquelas que você anotou (descarregou) no caderno único de anotações ou no bloco de notas do celular;

  • Crie um espaço (que pode ser ao lado de cada tarefa) para informar se é importante (I), urgente (U) ou circunstancial (C);

  • Priorize as tarefas - você pode utilizar a numeração tradicional (1,2,3...), cores ou outro método que você experimentou e deu certo. O importante é que você tenha clareza da ordem em que executará as atividades.


Organizando a sua mesa de trabalho

Sua mesa de trabalho é o local de execução da maioria das suas atividades que fazem parte dos seus processos de trabalho e para cumprir bem a sua finalidade, precisa estar organizada. Nela devem estar somente os objetos necessários para as atividades que serão executadas naquele momento.


Uma mesa organizada deve conter:

1º - o material de escritório: canetas, lápis, grampeador e sua agenda, caso utilize o modelo em papel.

2º - uma bandeja de pendências e uma de ações, caso os seus processos de trabalho envolvam itens físicos (relatórios e documentos em papel, por exemplo);

3º - documentos e instruções relativos ao trabalho que estiver sendo feito.

Lembre-se que a produtividade aumenta em ambientes organizados!

Organizando o ambiente digital (lógico)

A evolução tecnológica tem sido surpreendente! Se utilizada da forma correta, melhora consideravelmente o nosso desempenho profissional e a produtividade. Contudo, da mesma forma que o ambiente físico, o ambiente digital precisa estar limpo e organizado para cumprir bem a sua finalidade.


Minha sugestão é que você aplique a sua taxonomia pessoal também no seu computador, procurando manter a correlação com a taxonomia aplicada no meio físico. Por exemplo: o nome das suas pastas principais no seu computador devem ter, de preferência, os mesmos nomes dos ramos principais da organização no seu espaço físico. Do mesmo modo, dentro de cada pasta do ambiente digital terão as subpastas que devem guardar semelhança com os sub-ramos.


Após criar a estrutura das pastas e subpastas basta adicionar os arquivos, documentos e informações de acordo com o assunto.

Preste atenção nas seguintes dicas:

  • Tenha na sua área de trabalho apenas ícones que você utiliza com frequência. Quanto menos melhor!

  • Caso precise deixar arquivos soltos, deixe apenas os que tiver trabalhando.

  • Adicione os ícones dos programas que você mais utiliza na barra de tarefas. Dessa forma, mesmo que você esteja com um programa aberto, poderá acionar outro rapidamente.

  • Utilize nomes óbvios para seus arquivos a ponto de não ter dúvidas sobre o seu conteúdo.


Organizando seu e-mail

Pesquisas apontam que aproximadamente 50% de tudo que chega até você por e-mail não tem importância e, ainda, muitas pessoas gastam de duas a quatro horas por dia lendo e-mails ou navegando na internet. (Barbosa, 2011). Esse é um dado alarmante!


Para que você não caia nessa armadilha e passe a dedicar o seu precioso tempo às atividades importantes, siga as seguintes dicas retiradas do livro “A tríade do Tempo”:

  • Desligue o aviso de chegada de e-mail. A grande a grande maioria dos e-mails que recebemos não são importantes ou urgentes, ou seja, podem ser vistos em horários alternativos sem tirar o foco da tarefa que está executando.

  • Aplique taxonomia pessoal nas pastas de mensagens do seu e-mail: crie pastas para organizar as mensagens que precisam ser arquivadas.

  • Limpe sua caixa de entrada de e-mails: do mesmo modo que a papelada os e-mails devem ter um destino, que pode ser: lixo, arquivo ou execução.

  • As mensagens cujo assunto é importante e foi resolvido deve ser arquivada em uma pasta criada para esse fim, já as mensagens cujo assunto precisa de uma ação, sua ou de terceiros, devem ir para a pasta de pendências (tarefas delegadas) ou para a pasta de ações (tarefas em execução por você).

  • Tenha horários para seus e-mails. Como sugestão, acesse os e-mails 2 (duas) vezes por dia, a depender da sua rotina, por exemplo: ao retornar do almoço e antes de ir embora.

  • Nos momentos reservados para seus e-mails, concentre-se em respondê-los, apagá-los ou transformá-los em atividades.

  • Não deixe para depois e-mails que podem ser respondidos na hora.

  • Se o e-mail exigir alguma ação que deve durar até três minutos, faça logo.

  • Nunca responda spams.


Espero, verdadeiramente, que esse conteúdo ajude você a ter uma vida pessoal e profissional mais organizada e produtiva!

Lembre-se que no início parece algo complicado, mas assim que você descobre as vantagens e os benefícios da organização na sua vida é quase impossível deixá-la de lado.


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